Politica AML

Introduzione:

Novatrix SRL (“Società”) è un'entità che organizza giochi speciali d'azzardo attraverso mezzi di comunicazione elettronica.

Essendo autorizzata dalla Tobique Gaming Commission, la Società si impegna a garantire la piena conformità ai requisiti legali e normativi al fine di individuare e prevenire il riciclaggio di denaro e altri reati attraverso i propri servizi.

La Società riferisce direttamente alla Tobique Gaming Commission in merito alle attività che possono essere connesse al riciclaggio di denaro o a reati presupposto.

La presente politica fornisce una panoramica delle procedure e dei controlli AML adottati dalla Società.

Profilo di rischio della Società

Sulla base del nostro profilo aziendale, il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo è minimo, soprattutto rispetto agli istituti finanziari.

Il motivo principale è che il contante non è accettato e per effettuare depositi e prelievi possono essere utilizzate esclusivamente carte di credito, portafogli elettronici e altri strumenti autorizzati.

Inoltre, la transazione media è di valore relativamente ridotto. Poiché vengono offerti esclusivamente giochi RNG, i prodotti offerti dalla Società non possono essere realmente utilizzati come strumento per il riciclaggio di denaro. L'unica fase del riciclaggio di denaro che potrebbe rappresentare un potenziale rischio per la Società è la fase di layering, che viene mitigata mediante diverse misure di controllo giornaliere descritte di seguito.

Registrazione del cliente:

1. Per registrarsi presso la Società, il cliente deve fornire obbligatoriamente i seguenti dati:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo
• Città e codice postale
• Paese
• Indirizzo e-mail
• Data di nascita
• Password (che sarà criptata)
• Conferma della password
• Valuta del conto
• Numero di telefono cellulare

2. I giocatori che non sono registrati non possono e non sono autorizzati a giocare con denaro reale. Qualsiasi transazione online, sia essa un versamento o un prelievo, non sarà accettata né elaborata in contanti.

3. Una volta completata la procedura di registrazione, i clienti riceveranno un'e-mail di benvenuto contenente un link per accedere ai propri account. Questa procedura ha lo scopo di verificare l'indirizzo e-mail del cliente.

4. I clienti non potranno registrarsi indicando come Paese di residenza uno dei seguenti Paesi:

• Bahamas
• Botswana
• Cambogia
• Etiopia
• Pakistan
• Panama
• Sri Lanka
• Siria
• Trinidad e Tobago
• Tunisia
• Yemen
• Arabia Saudita
• USA
• Corea del Nord
• Iran
• Hong Kong
• Cina
• Panama
• Arabia Saudita
• Altri Paesi soggetti a restrizioni / sanzioni in conformità alle linee guida e ai regolamenti FATF / ONU.

5. Ai clienti di età inferiore ai 18 anni sarà negata la possibilità di registrare un account.

Adeguata verifica della clientela:

1. La procedura di adeguata verifica della clientela comprende la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Prova dell'identità (“POI”)
• Prova dell'indirizzo (“POA”)
• Prova del conto di pagamento (“POPA”)
• Dichiarazione sull'origine del patrimonio (“SOWD”)

2. La Adeguata verifica della clientela deve essere applicata al cliente nei seguenti casi:

• In caso di transazioni pari o superiori a USD 10.000, indipendentemente dal fatto che si tratti di una singola transazione o di più transazioni interconnesse.
• Il cliente effettua piccoli depositi accompagnati da depositi insolitamente elevati e la CDD non è stata ancora effettuata.
• Si osserva che il cliente tenta di creare più account e la CDD non è stata ancora effettuata.
• L'account del cliente è rimasto inattivo per un periodo superiore a 6 mesi, è ora nuovamente attivo e l'indirizzo IP e l'attività transazionale del cliente differiscono dall'attività precedentemente osservata.

3. Ulteriori misure di due diligence possono essere applicate al cliente a esclusiva discrezione del personale della Società, tra cui:

• selfie
• selfie con POI
• selfie con una nota speciale (ad esempio: Hello Therospin) e/o altre condizioni speciali (ammiccamento, rotazione della testa/della mano, ecc.)
• verifica video
• controllo di vitalità (liveness check)
• controllo biometrico

4. Criteri di accettazione dei documenti di verifica:

• POI: tutti i dati (nome, data di nascita, cittadinanza) devono corrispondere integralmente ai dati presenti nella scheda del giocatore. Il documento deve essere valido e deve contenere la fotografia del titolare, la data di nascita e la data di emissione/scadenza.
• POA: tutti i dati (nome, indirizzo) devono corrispondere integralmente ai dati presenti nella scheda del giocatore. Al momento della verifica, il documento non deve essere stato emesso da più di 90 giorni.
• POPA: tutti i dati devono corrispondere integralmente a quelli presenti nella scheda del conto del sistema di pagamento.

Le copie scansionate dei documenti non devono essere accettate ai fini della verifica.

Verifica rafforzata e monitoraggio:

1. La Enhanced Due Diligence viene applicata quando sono necessarie ulteriori attività di verifica per confermare che le attività del cliente siano effettuate con fondi leciti.

2. La procedura di Enhanced Due Diligence comprende la raccolta e la verifica dei seguenti documenti:

• Origine del patrimonio (Source of Wealth)
• Origine dei fondi (Source of Funds)

3. La Enhanced Due Diligence viene attivata nei seguenti casi:

• Il cliente è classificato come ad alto rischio in base alla Customer Risk Assessment e SOW/SOF non sono ancora stati ottenuti e verificati.
• Il cliente è identificato come PEP oppure come parente o stretto associato di una PEP.

4. Forme accettabili di prova dell'origine del patrimonio (SOW):

Reddito da stipendio

Obbligatorio:

• Estratto/i conto bancario/i che mostrino la ricezione dello stipendio (minimo 3 mesi);

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Originale o copia certificata della busta paga (o del pagamento di un bonus);
• Lettera del datore di lavoro che confermi lo stipendio su carta intestata della società;
• Copia della dichiarazione annuale dei redditi;

Profitti della società

Obbligatorio:

• Certificato di distribuzione dei dividendi;
• Certificato di incumbency (se è possibile caricare 2 documenti);

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Ultimi bilanci certificati (se lavoratore autonomo/proprietario di una società) ed estratto conto bancario della società relativo agli ultimi 6 mesi;
• Una dichiarazione di un commercialista certificato che attesti che la società è in regola, confermando dividendi, capitale sociale e profitti generati. La lettera deve includere una dichiarazione relativa al titolare effettivo della società;
• Certificato di incumbency;
• Copia delle fatture che dimostrino le attività commerciali di vendita e acquisto;

Vendita di azioni o altri investimenti / liquidazione di un portafoglio di investimenti / obbligazioni

Obbligatorio:

• Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri chiaramente la ricezione dei fondi e il nome della società di investimento o gli interessi ricevuti sulle obbligazioni;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Certificati di investimento/risparmio certificati, note contrattuali o ricevute di versamento in contanti;

Vendita di immobili

Obbligatorio:

• Copia del contratto di vendita;
• Estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita (se è possibile caricare due documenti);

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Estratto conto bancario che mostri i proventi della vendita;
• Lettera di un avvocato autorizzato o di un commercialista regolamentato, indicante l'indirizzo dell'immobile, la data di vendita, i proventi ricevuti e il nome dell'acquirente;

Vendita di una società

Obbligatorio:

• Lettera che descriva dettagliatamente la vendita della società, firmata da un avvocato autorizzato o da un commercialista regolamentato su carta intestata;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Copie di articoli o servizi dei media (se applicabile) come documentazione di supporto;

Eredità

Obbligatorio:

• Copia del testamento del defunto;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Lettera firmata da un avvocato autorizzato o dagli amministratori dell'eredità su carta intestata;
• Grant of probate (con copia del testamento), che deve includere il valore dell'eredità;

Prestito

Obbligatorio:

• Copia del contratto di prestito;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Copia dei documenti di identificazione della persona o delle persone che concedono il prestito;

Donazione (eccezione: 2 documenti obbligatori)

Obbligatorio:

• Lettera del donatore che spieghi il motivo della donazione e l'origine del patrimonio del donatore;
• Documenti di identificazione certificati del donatore;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Il donatore deve fornire documenti di identificazione tra i seguenti:
• Passaporto o documento di identità nazionale;
• Estratto conto bancario che mostri chiaramente l'origine del pagamento della donazione;
• Fotografia ritratto (“selfie”) del donatore mentre tiene in mano il proprio documento di identificazione;

Deposito vincolato – Risparmi

Obbligatorio:

• Estratto conto del risparmio;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Prova dell'apertura del conto (lettera del fornitore del conto o primo estratto conto);
• Documentazione aggiuntiva che dimostri l'origine dei risparmi detenuti;

Fondi generati da vincite derivanti da giochi d'azzardo / gaming (eccezione: 2 documenti obbligatori)

Obbligatorio:

• Ricevuta delle vincite;
• Documentazione (ad es. estratto conto bancario) relativa a 6 mesi che mostri l'origine dei fondi inizialmente depositati;

Pensione

Obbligatorio:

• Estratto conto bancario (6 mesi) che mostri l'erogazione della pensione e indichi il nome del fondo pensione che effettua tale pagamento;

Documentazione aggiuntiva, se richiesta:

• Erogazione della pensione – copia dell'estratto della pensione;

Mining

Obbligatorio:

• Registro dell'importo di criptovaluta minato; e
• Indirizzo del wallet e hash della transazione a cui è stata trasferita la criptovaluta minata;

Gestione dei pagamenti

I seguenti controlli devono essere effettuati su ogni pagamento:

Controllo dell'account

• Il titolare dell'account della Società deve essere la stessa persona titolare del conto bancario o della carta di credito.
• Tutte le informazioni dell'account, come indirizzo, e-mail, data di nascita, ecc., devono essere complete e autentiche.
• I prelievi saranno effettuati verso la stessa fonte da cui hanno avuto origine i fondi, ove possibile.

Controllo delle puntate

• Per ogni pagamento deve essere verificato se i depositi sono stati utilizzati per effettuare puntate.
• Un pagamento non può essere elaborato se l'importo depositato non è stato utilizzato per effettuare puntate.
• Se l'importo depositato non è stato utilizzato, il pagamento deve essere rifiutato.

Controllo dell'attività

• I fondi depositati nel portafoglio di gioco possono essere utilizzati esclusivamente per attività di gioco.
• Qualora la Società rilevi cambiamenti regolari nel conto bancario collegato al portafoglio di gioco, l'account sarà temporaneamente sospeso fino a quando il giocatore non avrà fornito le necessarie spiegazioni in merito a tali cambiamenti.

Controllo delle attività collusive

• Il personale della Società monitora attentamente l'origine delle vincite ottenute dal cliente.
• Qualora vi siano ragionevoli motivi per sospettare che il cliente stia tentando di trasferire fondi da un account di gioco a un altro attraverso giochi che consentono trasferimenti P2P mediante puntate strategiche (ad es. roulette, punto banco, craps, ecc.), non saranno elaborati pagamenti fino a quando l'attività non sarà esaminata dal fornitore del gioco e non saranno acquisite evidenze dell'assenza di collusione.

Persone Politicamente Esposte (PEP) e soggetti sanzionati

Una Persona Politicamente Esposta è una persona alla quale è stata affidata una funzione pubblica di rilievo, come una figura politica di alto livello. Anche le persone strettamente collegate a tale soggetto, ad esempio i familiari stretti e gli stretti associati, sono considerate PEP.

Le PEP sono classificate come rischio di riciclaggio di denaro in quanto, a causa della loro posizione, possono essere esposte a beni generati attraverso corruzione e concussione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e, come minimo, considera per lo screening manuale i seguenti link:

dilisense.com

everypolitician.org

littlesis.org

Quando viene a conoscenza del fatto che il cliente potrebbe essere una PEP, vengono applicate le seguenti misure:

• Al cliente viene richiesto di fornire POI, POIA e un selfie (qualora non siano stati precedentemente ottenuti).
• L'unità AML Compliance di Novatrix SRL deve effettuare una revisione dell'account per determinare se il cliente sia effettivamente una PEP.
• Se il cliente viene identificato come una PEP effettiva:

- Vengono applicate misure EDD.

- Viene richiesta alla direzione senior l'approvazione per la prosecuzione del rapporto commerciale con il cliente.

- Se viene deciso di proseguire il rapporto con il cliente, vengono applicate misure di monitoraggio.

I nuovi clienti vengono sottoposti a screening per verificare il loro status di PEP entro 30 giorni dall'inizio della procedura CDD.

I soggetti sanzionati sono classificati come rischio di riciclaggio di denaro in quanto, a causa della loro posizione, possono essere esposti a beni generati attraverso corruzione e concussione.

Novatrix SRL effettua uno screening manuale dei clienti tramite OSINT (open-source intelligence) e, come minimo, considera per lo screening manuale i seguenti link importanti:

Elenco consolidato delle persone, dei gruppi e delle entità soggetti a sanzioni finanziarie dell'UE:

data.europa.eu

Elenco consolidato del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite:

www.un.org

Elenco delle sanzioni OFAC:

sanctionssearch.ofac.treas.gov

Qualora un cliente venga segnalato come potenzialmente presente in un elenco di sanzioni finanziarie:

• Il cliente deve essere immediatamente bloccato e anche tutti i fondi devono essere congelati;
• Il modulo di segnalazione interna deve essere immediatamente inviato al MLRO;

I nuovi clienti vengono sottoposti a screening per verificare lo status di soggetto sanzionato entro 30 giorni dall'inizio della procedura CDD.

I clienti attivi vengono sottoposti a revisione su base mensile.

Una volta completata l'indagine appropriata e confermato che il cliente è effettivamente, con ogni probabilità, un soggetto sottoposto a sanzioni finanziarie, il MLRO presenterà una segnalazione all'autorità competente indicando le azioni intraprese nei confronti del cliente.

MLRO

Il MLRO è la prima persona da informare quando emerge il sospetto di attività di riciclaggio di denaro.

Il MLRO viene nominato dalla direzione senior e riceve una formazione sui fattori di rischio di riciclaggio di denaro che la società deve affrontare. Quando la società nomina il MLRO, le autorità competenti devono essere informate. I principali compiti del MLRO sono:

• Mantenersi aggiornato sulla legislazione AML/CTF.
• Garantire che l'attuazione avvenga in conformità con le procedure interne.
• Garantire che la formazione antiriciclaggio venga impartita periodicamente al personale.
• Registrare e aggiornare le valutazioni dei rischi.
• Ricevere e valutare le segnalazioni interne.
• Fornire consulenza, orientamento e assistenza.
• Mantenere i dati statistici.
• Presentare le STR alla Tobique Gaming Commission.

Tutti gli incidenti che coinvolgono una persona o una transazione sospetta in relazione al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo devono essere segnalati alla Tobique Gaming Commission dal MLRO entro 5 giorni lavorativi.

Nella Suspicious Transaction Report, il MLRO deve fornire una spiegazione chiara e completa del comportamento sospetto, includendo anche i dati identificativi del cliente e i registri delle transazioni.

Conservazione dei dati

Vengono conservati i seguenti documenti:

Documenti identificativi:

• Copia del documento di identità;
• Copia dell'estratto conto bancario/della carta di credito;
• Referenze.

Dettagli dei registri delle transazioni:

• Metodo utilizzato per il deposito/prelievo;
• ID della persona che effettua la transazione;
• Destinazione dei fondi;
• Autorizzazione dei pagamenti con carta di credito effettuati dalle nostre società di clearing;
• Volume delle transazioni.

I documenti vengono conservati per 5 anni dalla cessazione del rapporto commerciale, in conformità alla direttiva.

Formazione del personale

La formazione periodica garantisce che il personale sia consapevole dei requisiti normativi in materia di antiriciclaggio e vi si conformi.

Assunzione dei dipendenti

Per tutti i nuovi dipendenti assunti dalla Società, la Società effettuerà un controllo approfondito dei precedenti e raccoglierà vari documenti di due diligence a fini di verifica (certificato di nascita, certificato dei precedenti penali, ecc.). Vengono effettuati colloqui e, ove disponibili, vengono verificate le referenze richieste.

È politica della Società che tutti i nuovi dipendenti ricevano inoltre una formazione relativa alla politica antiriciclaggio e alle procedure interne utilizzate per mitigare tale rischio.